卫生部公文处理实施细则最新版

为使部机关的公文处理工作制度化、规范化，提高公文处理工作效率和质量，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(国办发[1993]81号)，结合我部的实际，制定了关于卫生部对于公文处理的相关细则。下文是相关阅读!

卫生部公文处理实施细则

第一章　总则

一、为使部机关的公文处理工作制度化、规范化，提高公文处理工作效率和质量，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(国办发[1993]81号)，结合我部的实际，制定本实施细则。

二、卫生部的公文(包括电报，下同)，是卫生部在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

三、部办公厅是公文处理的管理机构，主管部机关的公文处理工作。

四、部办公厅设立文秘部门，各司局办公室(综合处)应当配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备公文处理等有关专业知识。

五、在公文处理中，应当发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义，形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。

六、公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门(文秘人员)统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。部发文由办公厅秘书处统一送批、统一编号，各承办司局负责办理和归档;司局发文由司局办公室(综合处)统一办理。

七、公文处理应贯彻“党政分开”的原则。

八、公文处理必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密的安全。

第二章　公文种类与文件划分

一、公文种类

(一)命令(令)

适用于根据国务院授权发布卫生行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

(二)决定

适用于对重大事项或重大行动做出安排。

(三)指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

(四)公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项;

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(五)通知

适用于发布规章;转发上级机关和不相隶属机关的公文;批转下级机关的公文;要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项。

(六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

(八)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十)函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(十一)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、卫生部文件的划分

根据行文制度，我部文件划分为以下几种：

(一)《中华人民共和国卫生部令》

适用于下列事项：

1.经国务院批准授权我部发布的行政法规;

2.我部权限内制定的部门规章;

3.我部与有关部委在其权限内联合制定的规章。

(一)《卫生部文件》

适用于下列事项：

1.向上级机关(中共中央、国务院、全国人大、全国政协)的请示、报告;

2.转发国务院及其所属部门的有关文件，与有关部委或有关部门联合发文;

3.业经国务院批准，召开全国性工作会议(二类会议)的通知;

4.印发全国卫生工作会议文件，领导讲话及有关重要文件，重大卫生改革和科技成果的评审、推广等;

5.根据卫生法律、法规、规章，行使卫生执法权限的有关事项;

6.下达或调整卫生事业发展的中、长期规划和年度工作计划、基本建设、物资分配计划等;

7.确定或调整部机关、直属企事业单位的管理体制、机构设置和人员编制等重大事项;

8.发布卫生工作的有关方针、政策、措施等;

9.向国务院综合部门申请基建投资、事业费和反映有关重要问题，报送预算、决算统计报表;

10.以部名义通知有关部门、单位的外事接待事项;

11.其他需要以部名义批复和办理的事项。

(三)《中共卫生部党组文件》

适用于下列事项：

1.向党中央的请示、报告;

2.向中央纪律检查委员会的请示、汇报;

3.向中央有关部门行文或联合发文;

4.经党组研究决定需贯彻执行的事项;

5.转发中共中央的重要文件。

(四)《中共卫生部党组任免通知》

适用于部党组管理干部的任免。

(五)《卫生部办公厅文件》

适用于下列事项：

1.本部职责范围内具体工作的有关事项;

2.答复全国人大代表建议、政协委员提案;

3.了解各地、各单位贯彻执行卫生工作方针、政策、措施、法规的有关情况;

4.召开全国性卫生专业会议(三类会议)的通知;

5.向各地各级卫生行政部门转发我部召开的重要专业会议文件和会议纪要;

6.向上级机关或有关部委汇报某项工作情况，反映问题，答复有关单位的询问;

7.其他适合以办公厅名义的行文。

(六)《卫生部司局文件》

适用于下列事项：

1.根据部内有关规定，由各司局执行的或各司局职责范围内的具体工作安排;

2.经部办公厅通知召开的全国性专业会议的有关补充通知;

3.召开专业汇报、经验交流等会议的通知，以及会议纪要、总结的印发;

4.其他需要以司局名义的行文。

第三章　公文格式

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

一、发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文，主办机关应当排列在前。

二、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限：“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

秘密等级和保密期限标印在公文首页左上角，份数序号标印在密级上方。

三、紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”;标印在密级下方。

紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

四、发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号。

卫生部文件(含上报文)由办公厅秘书处编号;部办公厅文件由办公厅办公室编号;司局文件由本司局办公室(综合处)编号;党组文件由部值班室编号。直属企事业单位确需以部名义发文时，由发文单位拟稿后，送归口业务司局(主办司局)领导核审，主管副部长或部长签发，由秘书处编归口司局文号。

五、公文编号

(一)卫生部文件

1.卫生部下行文件编号以“卫”字和主办司局的简称作为识别标志，如办公厅主办的卫生部文件编号为：卫办发[1995]第×××号。文件序号以各司局发文单独编排。

2.卫生部上行文件编号以“卫报”字和主办司局的简称作为识别标志，如医政司主办的上行文编号为：卫报医发[1995]第×××号。上报文件序号按发文先后依次编排。

上行的公文，应当在首面注明签发人姓名。联合上报或经会签上报的公文，应同时注明相关部门签发人姓名。签发人姓名的排列与发文机关排列相一致。

(二)《卫生部办公厅文件》

卫生部办公厅文件编号以“卫办”字和主办司局或办公厅所属处室的简称作为识别标志，如计财司主办的办公厅文件编号为：卫办计发[1995]第×××号;办公厅秘书处主办的办公厅文件编号为：卫办秘发[1995]第×××号。文件序号以发文先后依次编排。

(三)《卫生部司局文件》

卫生部司局文件编号以“卫”字加上司局简称和主办处室的简称作为识别标志。如人事司劳资处主办的人事司文件编号为：卫人劳发[1995]第×××号。文件序号以发文先后依次编排。

(四)各司局和处室的简称要固定使用，不可随意更改。

六、公文标题，包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。标题文字应力求扼要简短，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。

批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。转发上级文件标题文字过长，可进一步压缩文字、概括内容，但不能以上级文件的发文号代替文件标题。

七、公文标明主送机关全称或规范化简称。两个以上主送机关，一般按系统先外后内，先大后小的顺序排列。在主送栏内标明主送机关为“有关单位”的公文，应在公文末页标注主送有关单位的全称或规范化简称。

八、公文如有附件，应当在正文之下(空一行)、成文时间之前注明附件名称;附件为两个以上的，还应标明顺序号。

附件一般应与主件装订在一起，如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明公文编号。

九、公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

用印位置要端正盖在成文日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期。

十、成文时间，以领导人签发的日期为准;联合行文和会签发文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间由承办单位确定。电报，以发出日期为准。

成文时间在正文以下偏右位置，应使用汉字完整标印年、月、日。如正文结束后，成文时间需另加一页时，应在该页的左上方标印“(此页无正文)”。

十一、附注为选择项目，主要用于标注在公文中不便标注的事项，如需要解释的名词术语或公文的传达使用方法(如“此件不公开报道”)等。

附注应标印在成文日期左下方，主题词之上的位置，并用括号括起来。

十二、公文应当标注主题词;上报的公文应当按照上级机关的要求标注主题词。

主题词标印在文件末页左下端，抄送机关之上，每个词组之间空一个汉字位置，中间无标点符号，词组不超过5个。

十三、公文如有抄报、抄送机关，应标注机关的全称或规范化简称。单位名称的排列顺序按系统先外后内、先大后小，最后标注部内单位名称，并在前面注明“部内”。

十四、公文的印发机关和时间位于公文末页的最后一行。印发机关一律标印“卫生部办公厅”，印发时间应标印付印时间。

十五、公文标印字体、字号的选用

1.发文机关名称一般使用黑变体字或宋体字;联合行文使用小初号宋体字;

2.公文标题使用二号宋体号;

3.秘密等级、缓急时限、主题词或其他重点字句，使用三号或四号黑体字;

4.公文正文、发文字号、主送机关、抄(报)送机关、附件名称、成文时期、附注、印发机关和时间等，上行文使用三号仿宋体字;下行文使用三号或四号仿宋体字。

十六、公文文字从左至右横写、横排。

十七、公文用纸为16开型(长260毫米、宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。

第四章　行文规则

一、卫生部在自己的职权范围内，可以与国务院各部门、直属机构、省级人民政府卫生行政部门互相行文;也可以根据国务院的授权和有关职权规定向省级人民政府行文。

二、部内各司局在其职权范围内，可以向国务院各部委的业务部门和地方人民政府有关部门行文;也可以根据本部授权和职权规定，向下一级卫生单位行文。

三、卫生部可以与国务院各部委，各省级人民政府联合行文;部内司局可以与国务院各部委的业务部门联合行文;部及部内司局可以与同级党委(党组)、军队机关及其部门联合行文，也可以与同级人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。

部内司局一般不联合行文，也不相互行文。

四、部及部内各司局向下级单位的重要行文，在有关问题未协商一致时，不得自行向下行文。如擅自行文，部有权责令纠正或撤销。

五、部机关和直属单位一般不得越级行文请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。各司局向下级机关的重要行文，应同时抄送部办公厅和部领导。

六、“请示”和“报告”要分开。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示‘’不得直接送领导者个人。

“报告”中不得夹带请示事项。

七、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

八、经批准在《健康报》上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印刷少量文本，供存档备查。

第五章　公文办理

公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、立卷、归档、销毁等程序。

根据国务院办公厅秘书局关于对公文处理实行全过程计算机处理的目标要求(国办秘函[1995]128号)，部机关工作人员起草文稿应逐步达到使用计算机或四通机录入。

一、办文程序

(一)部发文

主办人拟稿→处领导审核→司局办公室(综合处)核稿→司局领导核签一(部内有关司局会签)→办公厅秘书处核稿→办公厅领导审核→部领导签发→办公厅秘书处登记、编号、送印→主办单位校对→办公厅秘书处用印→主办单位封发。

(二)部党组发文

根据部党组会议的决定或党组书记、副书记的批示，由主办单位拟稿，所在单位领导核签，经办公厅主任复核，呈部党组书记或副书记签发，部值班室编号，主办单位送印并校对，部值班室用印，主办单位封发。

(三)办公厅发文

主办人拟稿→处领导审核→(司局内会签)→司局办公室(综合处)核稿→司局领导审核→(部内有关司局会签)→办公厅办公室核稿→办公厅领导签发→办公厅办公室登记、编号、送印→主办单位校对→办公厅办公室用印→主办单位封发。

(四)司局发文

主办人拟稿→处领导审核→(有关处室会签)→司局办公室(综合处)核稿→司局领导签发→(必要时，送有关司局会签)→司局办公室(综合处)登记、编号一主办人打字、校对→送办公厅文印室印刷→司局办公室(综合处)用印→主办人封发。

(五)会签文件

以我部为主与有关部委联合发文，经上述审核程序，由部领导签发后，办公厅秘书处依次送有关部委会签(急件需由主办司局专送)，会签完成后编号、印发。

有关部委会签我部的文件或以其他部委为主的联合发文，先由主办业务司局签署意见后，交办公厅领导审核，部领导会签后，由办公厅秘书处寄送主办单位。

二、草拟公文注意事项

(一)要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

(二)向上级领导机关的请示、报告，内容涉及其他部门的，要征求其他部门的意见。会签或联名呈报，如有不同意见应加以说明。要求上级机关批转的请示件，应代拟批转机关的通知稿。

(三)草拟公文一律用卫生部发文稿纸撰写或打印。起草和修改公文用笔用墨必须符合存档要求(钢笔或毛笔;碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁)，做到字迹工整、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、标点准确，篇幅力求简短。

(四)用词用字准确、规范。引用人名、地名、数字、文件名称、事物名称要准确，一般不要简化。引用公文应当先引标题，后引发文字号。有的名称在文中多次出现，首次一定要用全称并注明“(以下简称×××)”字样后方可用简称。外文及外文缩写应注明中文译意。日期应当写具体的年、月、日。

(五)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

(六)必须使用国家法定计量单位。

(七)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

三、公文审稿

(一)公文送领导人签发之前，各部门办公厅(室)应当协助领导认真做好公文的审核把关工作。审核的重点是：

1.是否需要行文;

2.是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;

3.涉及有关部门的问题，是否经过协商或会签;

4.文中有无矛盾抵触，措施是否可行，政策界限是否清楚;

5.公文文字表达、文种使用、公文格式是否符合规定。

(二)办公厅秘书处设专人负责部发文核稿，各司局办公室(综合处)也要设专人核稿。审核后的文稿，核稿人应签字以示负责。

(三)办公厅秘书处核稿，主要负责文字、公文格式和办文程序、行文关系等方面的技术把关;司局审核主要负责检查文稿的数据、事实的准确性，所提措施是否切实可行，以及所涉及的政策的连续性等;签发人主要负责审查公文是否符合党的方针政策。经办公厅、部领导确认需要进一步协调的文稿，由办公厅秘书处提出意见，退主办单位修改或重办。

(四)送签文件不要滥标“急”、“特急”字要;不要将送签的部发文直接送部领导本人或其秘书，一律送办公厅秘书处核稿、送签;紧急公文，由办公厅秘书处提出办理时限。

(五)审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅应当视为同意。

(六)在核稿中，对于不符合本细则有关规定或问题较多的文稿，办公厅秘书处和司局办公室可将文稿退回主办单位重办;对于修改较多或字迹潦草的，应由主办单位抄清后再送领导签发。

四、签发

(一)上报中共中央或中共中央办公厅的党组发文，由党组书记或副书记签发。党组书记、副书记不在京时，由授权主持党组日常工作的党组成员签发。

(二)经国务院授权卫生部或授权卫生部与国务院其他部门联合发布的行政法规，卫生部在其权限内或与国务院其他部门联合制定的规章，由部长签署发布令。

(三)卫生部上行文件，一般由部长签发，部长不在京时，由授权主持日常工作的副部长签发。

(四)卫生部下行文件，由主管该项业务的副部长签发。经部领导授权，部分下行文件可由办公厅主任(或副主任)或司局长根据授权审核、签发。

(五)基本建设、物资装备分配年度计划等已经部领导审批，具体实施须以部发文者，由计划财务司根据授权审核、签发。

(六)卫生部外事接待通知等，由外事司根据授权审校、签发。

(七)办公厅文件和司局文件，由各办公厅和各司局领导签发。

(八)经领导签发后的文稿，不得再作改动，确需修改时，必须经原签发人同意。

(九)上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复印，不得密电明复，明电密电混用。

(十)签发和会签文件一律使用钢笔或毛笔，在发文稿纸首页的签发或会签栏中核签自己的意见、姓名和日期。

五、公文的打印、校对

(一)打印文件的顺序按缓急程度确定。特急件由办公厅领导审定，急件由各司局领导确定，特急件一至二天、急件二至三天印出。

(二)严格控制文件印刷数量。办文单位应按文件的发送范围计算印刷份数，避免浪费。

(三)打印的文件、资料由各司局承办人校对，校对人要签字，以示负责。

六、公文用印

(一)《中国共产党卫生部党组》和《中华人民共和国卫生部》印章分别由办公厅秘书处值班室和文秘室负责管理;《卫生部办公厅》印章由办公厅办公室负责管理;各司局印章由各司局办公室(综合处)负责管理。

(二)严格按照公文审批权限的规定用印，发现手续不完备或不符合办文要求的，应主动通知办文单位补办或重办，否则不予用印。

(三)我部主办的联合发文，需要套印的，由主办司局提前一天通知联合发文单位，按预约时间来我部文印室会印。

其他部门主办的联合发文，由我部承办司局提前一天通知办公厅秘书处。承办司局要有专人负责印章(模)的借用、保管、监印和退还手续，用印后于当日送还。

文件件数在二百份以上的应套印。

七、公文封发

(一)部发文由主办单位装订、装封，交收发室寄发。

(二)送收发室寄发的文件和信件，应写清收文单位的全称、详细地址、邮政编码。

(三)上报文件数额

1.报送中共中央的文件：

主送“中共中央”或“中共中央、国务院”的请示送35份(其中，邀请中央领导同志出席会议、参加公务活动、题词及关于具体业务事项的请示等送5份)，报告送50份(其中，中央政治局在卫生部门的讲话及我部对重要文稿的修改意见、督查专报等送5份);

主送“国务院并报中共中央”的文件送30份。

报送的文件如有附件，应与主件份数相同并装订在一起，如附件较厚、制作复杂，可送10份。

报中共中央(包括同时报国务院)的重要简报、资料送55份，全国性重要会议简报送35份，一般性简报、资料送15份。

2.报送国务院的文件：

主送“国务院”或“国务院并报中共中央”的请示送15份，报告送30份;报请审批的法规性文件送45份。

国务院办公厅秘书局请我部办理事项的反馈情况报告送5份。

报送的文件如有附件，应与主件份数相同并装订在一起;如附件较厚、制作复杂(如城市规划、土地利用规划、大型项目等有关事项的附件)，可送5份。

报国务院并同时报中共中央的简报、资料送20份，只报国务院的简报送30份;专业性、学术性较强且涉及面不广的简报、资料送15份。

下发所属单位的其他重要文件，确需报送的，送中共中央、国务院各15份。

转发中共中央、国务院文件，不必再报送中共中央、国务院。

第六章　收文、办复程序

一、收文、分文

(一)外部门发给本部和办公厅的公文、信函，由办公厅秘书处文秘室负责拆封、分发;送部领导的公文、信函由部值班室负责签收，转部领导秘书拆封;机要文电由部机要室负责签收、分送;其他公文、信函，按封面所写收件单位拆封、分发。

(二)办公厅秘书处分发来文时，应根据各司局职责分工确定并分送部内主办单位;涉及两个以上司局或主办单位不易确定的来文，应送办公厅领导审批，必要时，送部领导审定。

二、催办

公文承办单位应当抓紧办理，不得延误，推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明情况。

为使文件办理工作落到实处，催、查办工作分工如下：

(一)中共中央、国务院领导同志批示我部办理的事项，由部值班室负责催、查办。

(二)部领导批示司局及有关单位办理的事项，由部领导同志的秘书负责催、查办。

(三)需我部办理、答复的来文，由办公厅秘书处拆封并分送主办单位的，由办公厅秘书处负责催、查办;机要室送办的，由机要室负责催、查办;各司局拆封的，由各司局负责催、查办。

(四)党组会、部务会、部办公会议定的事项，由部值班室负责催、查办。

(五)以部名义报送中共中央、国务院的请示，需了解批示情况的，由主办单位提请部值班室与中共中央办公厅、国务院办公厅联系。

(六)部、办公厅、司局发文，分别由起草或承办单位催、查办。重要文件的反馈情况，要及时报办公厅和部领导。

三、文件处理

各单位收到文件后，要及时办理。中共中央、国务院的交办件，均作特急件并严格按时限要求办理;无时限要求的，一般应在10天内办理完毕。需要回报办理结果的文电，在规定期限内不能办复的，应将办理情况及时通告来函单位。

第七章　公文立卷、归档和销毁

一、公文办理完毕，承办人应根据《中华人民共和国档案法》和文书立卷要求，将文件材料收集齐全，交文书处理部门或业务部门立卷归档。

文书立卷要注意保持文件之间的历史联系，反映机关工作历史面貌，便于保管和检索利用。

二、归档范围

本机关办理完毕，具有一定查考利用价值的收发文电、会议文件、电话记录、本机关出版物原稿、样本、图表、登记簿、录音录像等，都应立卷归档。

不需归档的文件材料要加强保管，不要随便堆放，以免造成泄密，需要销毁的应及时销毁。

三、立卷分工

1.机关在工作中办理或领导人亲自处理完毕的文件材料，均由本机关内各文书处理部门或业务部门立卷。

2.联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

3.由部门承办，以机关名义上报或下发的文件及上下级机关、平行机关来文，由承办部门立卷。

4.机关领导人，因兼任其他单位职务，在工作中形成的文件，由兼任单位负责立卷。

四、案卷质量要求

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1.分类清楚：按机构、年代、问题、分类组卷。

2.准确划分保管期限、根据文件价值和重要程度将案卷划分为“永久”、“长期”、“短期”三个期限。

3.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。

4.在立卷归档中要保证正件与附件、印本与定稿、请示与批复、转发文件与原件、来文与复文、多种文字形成的同一文件一起立卷，不得分开，文电应合一立卷。

5.文书立卷应按不同年代分别组卷。跨年度的请示与批复应放在复文年立卷;跨年度的规划放在规划的第一年立卷;跨年度的工作总结放在工作结束年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;每年财务预决算应放在针对的年度立卷;教学档案按学年度立卷。

6.卷内文件排列原则为：批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;法规性文件定稿在前，历次修改稿依次排列在后;非诉论案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后;其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

7.卷内文件应依次编写页号或件号，页号统一编在有文字材料正面的右上角，背面的左上角(空白页不编号);不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号;图表和声像材料等应在装具上或在声像材料背后逐件编号。

8.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，并放在卷首，对文件名不要随意更改或简化;没有题名的文件应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

9.声像材料要用文字标出摄录对象、时间、地点、中心内容和责任者。

10.备考表内，应填写立卷人、检查人的姓名和时间以及有关卷内文件材料的情况说明，备考表应置卷尾。

11.案卷封皮，应按规定逐项填写清楚，案卷题名要简明、准确反映卷内文件材料特点。用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

12.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托表，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订。

13.文书处理部门，应将本机关全部案卷按照分类方案进行排列，编上顺序号、编制案卷移交目录一式两份，随同案卷一并移交档案部门。

五、归档时间

每年的案卷应在次年六月底以前归档完毕。

六、文件材料的销毁

根据《中华人民共和国档案法》的要求，任何个人不得私自保存和擅自销毁文件。干部离开岗位要彻底清理文件，并办理交接手续。销毁文件要登记造册，经批准后，专人监销。

第八章　附则

一、本细则由卫生部办公厅负责解释。

二、本细则自1996年1月1日起施行，1988年8月4日颁发的《卫生部公文处理办法》([1988]卫办发字第142号)同时废止。部内其他有关公文处理的规定，凡与本细则不一致的，以本办法为准。